Sådan gør Hummel indberetningen enkel
Som international sports- og modevirksomhed sælger Hummel sine produkter på en lang række markeder. Det betyder også, at virksomheden skal navigere i forskellige nationale krav til producentansvar og holde styr på, hvilke produkter og data der skal indberettes hvor.
Producentansvar for tekstiler og fodtøj er derfor ikke nyt for Hummel. Virksomheden er allerede omfattet af producentansvaret i Frankrig, som trådte i kraft i 2007, og er senest blevet registreret i Holland, der indførte sin ordning i 2023.
Men tekstiler er kun en del af opgaven. Hummel håndterer også producentansvar for blandt andet elektronik, batterier, sport og leisure og emballage på tværs af flere markeder. Producentansvaret styres fra virksomhedens hovedkvarter, og med nye markeder er flere producentansvar på vej.
Det stiller krav til både overblik og data. For hver ordning skal Hummel forstå kravene, registrere sig korrekt og sikre, at virksomhedens produkter kan sorteres og opgøres efter de kategorier, der skal indberettes.
Det arbejde ligger blandt andet hos Sofie Amalie Banke, CSR Coordinator hos Hummel.
”Vi er en stor virksomhed, men vi har samme udfordringer som alle andre. Vi skal forstå ny lovgivning, inden vi ændrer noget, for det gør man ikke bare lige uden det kan have effekt andre steder,” fortæller hun.
Frankrig er et godt eksempel på, hvor kompleks opgaven kan være. Her skal Hummel indberette til den franske producentansvarsordning Refashion, som anvender sine egne definitioner og kategorier for produkterne.
En af de store opgaver har derfor været at finde ud af, hvordan Hummels egne produktkategorier passer sammen med kategorierne i det franske system.
”Datamængden i Frankrig er et puslespil i forhold til, hvordan vi kategoriserer vores varer. Først skal man gå ned i sine stamdata for produkterne og så kategorisere dem i forhold til de definitioner, som Refashion bruger. Det betyder, at vi skal vurdere, hvor vores varer hører til,” fortæller Sofie Amalie Banke.
Samtidig skal kategoriseringen kunne holde, hvis Hummel bliver auditeret.
”Vi blev taget ud til audit og skulle begrunde, hvorfor vi havde puttet vores produkter i den og den kategori. Efter vi havde audit, har vi lavet en standardisering på baggrund af Refashions koder,” fortæller Sofie Amalie Banke.
I dag ligger de franske koder sammen med Hummels øvrige stamdata. Når virksomheden trækker salgstal, kan produkterne derfor automatisk samles efter de relevante koder, så der dannes et datasæt til den specifikke indberetning.
”Vi har én gang udfyldt data manuelt. En slags stamdatasæt. Når det er gjort, så kunne arket puttes på vores varekategorier. Når vi nu trækker salgsdata i PowerBI, så kan jeg sortere på koder og markeder.”
Det gjorde en konkret forskel, da Hummel senest skulle indberette i Frankrig.
”Rapporteringen i år var faktisk meget nem. Mit system lagde bare data for alle varer med samme kode sammen.”
Den franske indberetning sker én gang om året. På andre producentansvar rapporterer Hummel oftere. Her bruger virksomheden samme princip: Opsætningen til hver enkelt indberetning gemmes som standardrapport i PowerBI og kan bruges igen med nye salgstal.
Det kan f.eks. være elektronik i Tyskland. Når rapporten først er sat op med de rigtige filtre, skal Sofie Amalie Banke ikke bygge den igen ved næste indberetning. Det har også betydet, at selv om antallet af registreringer er vokset, er den løbende rapportering i dag blevet en af de mindre tidskrævende dele af arbejdet.
”Jeg skal bare vælge et filter i min PowerBI og så trække data. Det tager mig nu 20-30 minutter at lave månedlig rapportering til både Tyskland og Danmark.”
For Hummel handler det også om at gøre administrationen omkring producentansvaret så enkel som muligt. Da producentansvaret for emballage blev indført i Danmark, undersøgte virksomheden derfor flere forskellige kollektive ordninger, inden valget faldt på Retur.
”Vi havde møder med flere forskellige udbydere, men følte os hurtigt trygge ved Retur. Vi er glade for at kunne samle vores producentansvar ét sted, og det er også med til at gøre den månedlige rapportering nemmere.”
Det betyder ikke, at arbejdet med producentansvar som helhed er blevet en lille opgave. Det tidskrævende arbejde ligger bare andre steder.
”Det er registreringen og valg af bemyndiget repræsentant, der tager lang tid, når man arbejder med producentansvar. Og så undersøge markeder og priser. De månedlige rapporter tager ikke så lang tid.”
Systematiseringen gør samtidig arbejdet mindre afhængigt af den enkelte medarbejder.
”Det gør det også lettere for andre at trække data, hvis jeg er ude af huset.”
I Frankrig er Hummels årsindberetning gået igennem siden tilmelding uden bemærkninger med det system, virksomheden bruger i dag.
Hummels løsning er bygget op omkring virksomhedens egne systemer og PowerBI og kan derfor ikke nødvendigvis kopieres direkte af andre virksomheder.
Men princippet bag den kan ifølge Sofie Amalie Banke bruges langt bredere: Få struktureret produkterne og de relevante data som kategorier, vægt, materiale osv., så arbejdet ikke skal begynde forfra ved hver indberetning.
”Hvis man kategoriserer sine varer, kan man lettere arbejde med data, så det bliver ensartet fremadrettet. Dette er især vigtigt, hvis man tages ud til kontrol.”
For virksomheder, der skal forberede sig på producentansvaret for tekstiler og fodtøj, peger hun på nogle helt grundlæggende oplysninger som et sted at begynde.
”At få sorteret i sine tekstiler i kategorier og få vægt på hjælper til en start.”